Archives & stockage

Vos documents physiques s’accumulent vite, et prennent de l’espace, le stockage de vos documents peut donc rapidement devenir un réel casse-tête : Il vous faut trouver un espace dédier, bien organisé, afin de retrouver facilement et rapidement un dossier précis. Les espaces de travail représentent un coût considérable pour les entreprises, la mise en place d’une GED permettrait de réduire considérablement l’espace alloué à l’archivage documentaire.

Toutes les données de vos documents seraient sauvegardées et disponibles dans le cloud : la recherche d’un dossier ne se fera qu’en quelques clics. Vous aurez également accès à tous vos documents, que vous soyez en télétravail ou en déplacement. Il n’y aura donc plus de risque d’oubli, de perte, de classification différente.

Numériser vos archives renforce la sécurité de vos données contrairement aux idées reçues. L’archivage papier engendre différents risques : n’importe qui peut avoir accès aux dossiers, des documents peuvent être perdus ou mal rangés après utilisation. La GED vous permettra de donner accès aux personnes habilitées aux documents, ce qui vous évitera la fuite de données sensibles. De plus, la GED protégera vos fichiers de manière bien plus optimale qu’un archivage classique. Par exemple, la solution Zeendoc est totalement sécurisée, elle possède la certification ISO 27001, garantissant une protection informatique.

Lorsque vous recevez un document en entreprise, il est souvent amené à être dupliqué, modifié, réédité... Et ce car différents services ont besoin d’accéder à ce document ou bien car votre entreprise possède différents sites physiques. Numériser vos documents réduira le nombre de photocopies, mais vous permettra également de désigner une archive « officielle » grâce à l’horodatage et l’historique des actions faites sur le document : cela vous permettra de préserver l’authenticité et l’intégrité du document.

La GED en elle-même améliore vos relations clients, grâce à un suivi irréprochable et instantané, tous les documents concernant vos clients sont regroupés à un seul et même endroit et accessibles en quelques clics. Archiver numériquement vos dossiers clients grâce à la GED vous permettra d’avoir une vue sur l’historique de vos échanges avec vos clients, et donc, de proposer des solutions adaptées à la situation.