Comment former vos employés à utiliser efficacement la GED ?

Un accompagnement sur mesure pour une formation efficace :

Avant de lancer toute formation, il est essentiel d’identifier précisément les besoins de votre entreprise et de vos employés. Chaque organisation dispose de workflows spécifiques, et une solution adaptée doit tenir compte de ces particularités pour être pleinement efficace. 5D vous accompagne dans cette démarche en analysant vos processus existants et en déterminant, avec vous, l’outil le plus pertinent pour optimiser votre gestion documentaire.



Un processus structuré pour une mise en place réussie :

Après un premier rendez-vous d’analyse, un cahier des charges est établi par nos intégrateurs 5D. Ce document servira de référence pour la conception d’une maquette personnalisée, vous offrant ainsi un aperçu concret de la solution finale avant son déploiement. Cette étape permet d’ajuster les fonctionnalités et de garantir que l’outil réponde parfaitement à vos attentes.

Une fois la maquette validée, nos intégrateurs 5D prennent en charge la formation des futurs utilisateurs. Nous savons que l’adoption d’un nouveau système peut être un défi, c’est pourquoi nous veillons à ce que cette transition se fasse progressivement et sans rupture dans vos habitudes de travail. Notre approche pédagogique repose sur un apprentissage progressif et interactif, en prenant le temps de répondre à toutes vos questions.

Un programme de formation structuré et adapté :

Chaque formation est conçue en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, mais voici les principaux sujets généralement abordés :

• L’interface utilisateur : Il est important de familiariser les utilisateurs avec le tableau de bord de la solution et les fonctionnalités principales.

• La gestion des documents : Nous vous expliquons et vous montrons comment numériser, importer, partager, retrouver et archiver vos documents.

• La recherche : Nous montrerons les différentes fonctionnalités de recherche : mots-clés, OCR, liste déroulante….

• La sécurité : nous vous expliquerons également chaque fonctionnalité qui fait de Zeendoc une solution sécurisée.

Une solution de GED comme Zeendoc est modulable et personnalisable : c’est pourquoi mettre en place un suivi lors de la mise en place de la GED dans votre entreprise est important. Si certaines fonctionnalités ne sont pas optimisées ou totalement comprises, de nouvelles formations peuvent être mises en place, ou bien votre solution réadaptée. 

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