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Comment choisir le bon logiciel de dématérialisation pour votre entreprise ?
Zeendoc, Yooz, Eukles... Découvrez les critères essentiels pour sélectionner une solution adaptée à vos besoins, gagner en efficacité et rester conforme aux obligations légales.
La dématérialisation n’est plus un luxe, c’est une nécessité. Elle permet de mieux organiser ses documents, de gagner du temps, d'automatiser certaines tâches et surtout de répondre aux obligations légales, notamment la facturation électronique qui deviendra obligatoire à partir de 2026.
Mais devant la multitude de solutions disponibles, il est parfois difficile de s’y retrouver. Chez 5D Normandie, nous accompagnons les entreprises de toutes tailles dans leur transformation numérique. Dans cet article, nous vous aidons à comprendre les enjeux de la dématérialisation, à identifier les bons critères de choix, et nous vous présentons trois solutions fiables et performantes : Zeendoc, Yooz et Eukles.
Pourquoi dématérialiser ses documents ?
La dématérialisation va bien au-delà de la simple numérisation de documents papier. Il s'agit d'une véritable réorganisation des flux documentaires, qui permet d’optimiser les processus internes, de fluidifier la circulation de l'information et de sécuriser l’archivage.
Voici quelques bénéfices concrets :
- Gain de temps grâce à la recherche rapide et au classement automatique
- Réduction des coûts liés au papier, à l’impression, au stockage et à l’archivage
- Accès simplifié aux documents depuis n’importe où, en toute sécurité
- Conformité renforcée avec les obligations légales (facture électronique, RGPD…)
- Meilleure collaboration interne avec des circuits de validation automatisés
En bref, la dématérialisation améliore à la fois la productivité, la fiabilité des données et la réactivité de vos équipes.
Les bons critères pour choisir votre solution
Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins. C’est pourquoi il est essentiel de bien définir votre cahier des charges avant de choisir un logiciel de dématérialisation.
Voici les principales questions à se poser :
- Quels types de documents souhaitez-vous traiter ? (factures, contrats, paie, RH, etc.)
- Quel volume de documents gérez-vous chaque mois ?
- Souhaitez-vous automatiser certaines tâches ? (lecture automatique, classement, export comptable…)
- Quels logiciels utilisez-vous déjà ? (ERP, logiciel comptable, CRM…)
- Avez-vous des obligations réglementaires spécifiques ?
- Combien de collaborateurs doivent accéder aux documents ?
Le choix d’un logiciel dépend aussi de vos priorités : simplicité, puissance, conformité, connectivité, etc. C’est là que notre accompagnement prend tout son sens.
Notre sélection : Zeendoc, Yooz et Eukles
Chez 5D, nous avons fait le choix de travailler avec des solutions éprouvées et complémentaires. Chacune répond à des besoins différents, selon la taille de l’entreprise, les objectifs et les processus internes.
Zeendoc : une solution intuitive, idéale pour les PME
Zeendoc est une solution française 100 % cloud, pensée pour les TPE et PME. Elle permet de centraliser, classer et retrouver tous vos documents en quelques clics. Grâce à son interface intuitive, vos équipes peuvent être opérationnelles très rapidement, sans formation complexe.
Ce qu’on aime particulièrement chez Zeendoc :
- Classement automatique intelligent (OCR, mots-clés, code-barres…)
- Recherche rapide et efficace
- Circuit de validation simple à mettre en place
- Export vers les logiciels de comptabilité comme Sage ou EBP
- Hébergement sécurisé en France (certifié ISO 27001)
En résumé : Zeendoc est parfaite pour les structures qui cherchent une solution rapide à déployer, facile à utiliser et efficace au quotidien.
Yooz : l’automatisation des processus comptables
Yooz est une solution spécialisée dans la dématérialisation des factures fournisseurs, avec une forte orientation vers la comptabilité automatisée. Elle s’appuie sur une intelligence artificielle puissante pour reconnaître et extraire les données des documents sans intervention humaine.
Les atouts majeurs de Yooz :
- Lecture automatique des factures (papier ou électroniques)
- Rapprochement entre factures, bons de commande et bons de livraison
- Workflow de validation personnalisable
- Connexions avec plus de 250 ERP
- Intégration native avec Chorus Pro (secteur public)
Pour qui ? Yooz est idéal pour les entreprises ou les cabinets comptables qui traitent un gros volume de factures et souhaitent gagner du temps et fiabiliser leurs processus.
Eukles Solutions : la GED modulaire et conforme
Eukles se distingue par son approche modulaire, hautement personnalisable, et conforme aux exigences réglementaires les plus strictes. Elle est particulièrement adaptée aux collectivités, grands groupes ou structures ayant des besoins avancés en archivage légal.
Les fonctionnalités phares :
- Archivage à valeur probante (certification NF 544)
- Numérisation sécurisée avec reconnaissance des documents
- Coffre-fort numérique intégré
- Circuits de validation complexes
- Intégration avec les copieurs multifonctions et les environnements Windows
Le bon choix pour : les entreprises qui recherchent une solution robuste, certifiée et entièrement personnalisable selon leur organisation interne.
5D Normandie, votre partenaire local pour la dématérialisation
Depuis 2014, 5D Normandie accompagne les entreprises normandes dans leur transformation digitale. Nous ne nous contentons pas de revendre des logiciels : nous vous conseillons, nous installons la solution adaptée à vos besoins, nous formons vos équipes et assurons le support technique localement.
Notre valeur ajoutée repose sur notre expertise multisolutions, notre connaissance terrain et notre proximité. Nous prenons le temps de comprendre vos contraintes et vos objectifs pour bâtir un projet sur-mesure, évolutif et pérenne.