La dématérialisation des factures comme outil de productivité

La dématérialisation des factures est un moyen puissant d'optimiser vos processus financiers. Retrouvez ici le livre blanc de la LFE 2024 pour tout comprendre de cette démarche génératrice de productivité.

La dématérialisation va bien au-delà de la simple conformité légale de mise en place de la loi de facturation électronique au travers du Portail Public de la facturation (PPF) dont on entend parler depuis plusieurs mois. C'est officiel depuis quelques jours, la réforme initialement prévue pour juillet 2024 a été reportée à septembre 2026,

C’est une excellente nouvelle. Pourquoi ?

• les intégrateurs de solutions connectées aux PPF ne pouvaient pas faire face à la demande qui s’accéléraient plus on approchait de la date de mise en route de la règlementation
• le changement dans les process induit par la dématérialisation mérite une pleine appropriation par vos équipes, cette appropriation peut parfois prendre du temps
• la dématérialisation s’applique à d’autres usages dans l’entreprise : RH, gestion de contrats, bulletins de salaire électroniques, dossiers fournisseurs (BL, bons de commande, certificats de conformité...), dossiers clients (devis signés, BL, confirmation de commandes...etc). Schématiquement, la dématérialisation est la transformation de vos armoires papier en armoire numérique. Qu'y-a-t-il dans vos armoires ?

La dématérialisation peut apporter de nombreux bénéfices à votre entreprise.

• Réduction des coûts de traitement : En automatisant le processus de facturation, vous pouvez réduire les coûts liés à la saisie manuelle de données, à la vérification et au classement des factures.
• Optimisation des flux de trésorerie : Les factures électroniques peuvent être traitées plus rapidement, ce qui améliore la gestion de la trésorerie en réduisant les délais de paiement.
• Simplification de l'archivage et de la recherche de documents : En stockant électroniquement toutes les factures, vous simplifiez l'archivage et la recherche, éliminant ainsi le besoin de stockage physique et les recherches manuelles fastidieuses. Améliorez vos process en créant des alertes sur des fins de contrats, des accréditations à renouveler, des documents à valider, en centralisant vos documents de tout type, de la note de frais à la facture en passant par les BL, les devis signés de vos clients...
• Impact positif sur l'environnement : Moins d'impression signifie moins de papier utilisé, ce qui est bénéfique pour l'environnement en réduisant la consommation de ressources forestières et la production de déchets. Vous limitez l'infobésité en centralisant l'information. En utilisant une GED bas carbone comme Zeendoc, vous bénéficiez d'un hébergement dans un cloud écologique : mutualisation des serveurs, datacenters certifiés ISO 50001 pour optimiser la consommation d'énergie, énergie verte, et d'un cloud français pour diminuer les distances parcourues par vos données.

La digitalisation est par définition un processus qui rend immatériel un support créé matériellement. L'entreprise organise ainsi le classement et l'archivage de ses documents sur des supports et fichiers informatiques. La digitalisation comprend donc des systèmes de stockage et d'archivage.

Comment faire ? Avant tout, il convient de fixer des principes clairs pour indexer toute la documentation. L'indexation permet de s'assurer que les utilisateurs retrouveront en un clic le document souhaité, et de dépersonnaliser le classement, défaut que l'on retrouve dans une gestion du type arborescence. Chaque service et utilisateur accède, en fonction de ses droits aux mêmes données stockées à un seul endroit dématérialisé. Ceci suppose la définition de règles strictes d'accès et de sécurisation.

Les équipes de 5D peuvent vous accompagner dans cette démarche.