Dématérialiser son dossier RH pour gagner en efficacité

La dématérialisation du dossier RH consiste à transformer les documents administratifs des employés en format numérique, facilitant ainsi leur stockage, leur gestion et leur archivage. Ce processus concerne divers documents tels que les contrats de travail, les bulletins de salaire, les demandes de congés, l'état civil, les données bancaires, les accréditations et les formations...

Les fonctionnalités avancées des solutions de dématérialisation modernisent les processus existants.

La combinaison de l'OCR et d'outils de recherche puissant, permet de retrouver les documents en un clic.

Vous cherchez la dernière formation d'un salarié, l'ensemble des RIB pour les contrôler, tous les arrêts de travail de l'année ? En 3 secondes, vous retrouvez une information pertinente et ordonnée, avec un accès direct aux documents.

La signature électronique, désormais utilisée pour les contrats de travail et les entretiens annuels, simplifie les procédures administratives.

Les alertes automatisées sur les échéances permettent de suivre facilement les renouvellements de contrats, les périodes d'essai, les fins de contrat à durée déterminée, ainsi que les formations obligatoires telles que les certifications CACES ou de secourisme.

Les formulaires électroniques permettent aux chefs de service de soumettre des demandes d'embauche et aux salariés de faire leurs demandes de congés, simplifiant ainsi les processus de validation. Les demandes peuvent même être synthétisées dans un calendrier visuel et efficace.

Les salariés perdent du temps avec leurs notes de frais, et la comptabilité à les enregistrer, les justificatifs se perdent, les paiements ne sont pas assurés, la dématérialisation peut apporter énormément sur le sujet. Une application permet de prendre le justificatif en photo, de le transmettre au responsable pour validation et à la comptabilité pour paiement et enregistrement.

En quoi la dématérialisation du dossier RH est-elle avantageuse pour les entreprises ?

   Gain de temps et d'espace : La conversion des documents papier en format numérique facilite leur stockage et leur gestion, libérant ainsi l'espace physique et réduisant le temps nécessaire pour retrouver des informations.

   Sécurité des données : Les documents numérisés sont stockés de manière sécurisée sur des serveurs, réduisant ainsi les risques de perte ou de vol par rapport aux documents papier.

   Facilité d'accès : Les documents numérisés sont accessibles depuis n'importe quel endroit avec une connexion internet, permettant aux employés et aux responsables RH d'y accéder rapidement et facilement en fonction de leurs autorisations.

   Réduction des coûts : La dématérialisation permet de diminuer les coûts liés à la gestion des documents papier, notamment les coûts de stockage, d'impression et de transport.

   Respect de l'environnement : La réduction de la consommation de papier et d'énergie contribue à la préservation de l'environnement.

Concernant les bulletins de salaire, la législation établit des règles strictes, impossible d'envoyer le bulletin de salaire par mail :

Le Code du travail a inversé les obligations entre employeur et salarié en matière de dématérialisation des bulletins de salaire. Désormais, le salarié doit recevoir son bulletin de salaire de manière électronique, sauf opposition de sa part après le premier envoi. Les entreprises sont tenues de conserver les bulletins de paie pendant 50 ans ou jusqu'à l'âge de 75 ans du salarié.

5D : votre partenaire pour la dématérialisation du dossier RH

5D propose des solutions personnalisées pour accompagner les entreprises dans leur transition vers la dématérialisation du dossier RH. En tant qu'intégrateur de solutions, 5D offre une expertise technique et une expérience pratique pour garantir le succès de la mise en œuvre.

Les services proposés par 5D comprennent :

   L'analyse des besoins pour déterminer les documents à numériser et les fonctionnalités requises.

   Le choix des solutions de dématérialisation adaptées aux besoins spécifiques de l'entreprise.

   La formation des employés pour assurer une utilisation optimale de la solution.

En conclusion, la dématérialisation du dossier RH est un processus essentiel pour moderniser la gestion du personnel, offrant des avantages significatifs en termes de productivité, de sécurité et de respect de l'environnement.