Quelles réglementations concernent mes archives ?

Archiver correctement vos documents (sans doublons, sans perte, de manière protégée…) vous permet de prouver que vous avez bien rempli toutes vos obligations (vis-à-vis de l’administration fiscale ou des caisses sociales par exemple). Vous pouvez également prouver la date de règlement d’une dette, notamment grâce au fait que lorsqu’un document est déposé dans Zeendoc, celui-ci est horodaté. En cas de différend, tous les documents écrits peuvent constituer un « commencement de preuve par écrit ».

L’article L123-22 du Code de Commerce demande que les entreprises conservent leurs factures clients et fournisseurs ainsi que toutes les autres pièces justificatives comptables durant 10 ans, et chacune des factures numériques doit être accompagnée de documents permettant de retracer une piste d’audit fiable.

Si vos factures ne sont pas signées électroniquement, ou bien qu’elles ne sont pas faites par le biais de la facturation EDI, il vous faut alors mettre en place une piste d’audit fiable (PAF), et dans ce contexte l’archivage de vos documents sur Zeendoc peut vous être utile.

La PAF est obligatoire depuis 2013, mais encore trop méconnue dans de nombreuses entreprises, celle-ci concerne les entreprises qui envoient leurs factures en format papier ou PDF. Elle consiste à mettre en place des contrôles interne pour vous assurer de l’authenticité de vos factures et de votre processus de facturation, ou plus simplement, un contrôle documenté concernant la gestion de factures (clients et/ou fournisseurs).

Si la PAF a été mise en place, c’est dans le but de respecter trois grands principes fixés par l’Administration fiscale : Authenticité, intégrité, lisibilité. Une solution de GED comme Zeendoc vous permet de renforcer votre conformité à la PAF car tous vos justificatifs sont rassemblés à un seul endroit. Grâce à des fonctionnalités comme l’horodatage, les historiques d’actions, la signature électronique… vos factures électroniques possèdent la même valeur juridique et fiscale qu’une facture papier.

L’un des principaux problèmes que rencontre une entreprise dans ses archives est l’organisation. En effet, le classement des documents peut dépendre d’une personne à une autre, et dans le cas où des processus sont mis en place quant au classement des documents, ceux-ci ne sont pas toujours respectés. Selon l’Association Information et Management (AIM), une entreprise aurait besoin de trois mois pour réunir les documents nécessaires en cas d’audit. Ne craignez plus la perte des documents, ou la perte de temps à les chercher, grâce à la GED, ils sont à votre disposition en quelques clics, où que vous soyez.