Article publié le
Témoignage de l'Institut Les Tourelles (OGEC) sur ZEENDOC
TÉMOIGNAGE CLIENT
L'institut Les Tourelles (OGEC 76) optimise sa gestion avec Zeendoc
Créé en 1921 et situé à Rouen (76),
L'Institut Les Tourelles est un lycée accompagnant les élèves du Bac jusqu'au Bac+5. L'institut c'est plis de 100 ans d'histoire, 800 élèves, 60 formateurs, 20 salariés, 2 sites, et 15 formations Bac à Bac + 5.
La société 5D a eu l'opportunité d'accompagner cet établissement dans sa transition numérique.
Madame SAVAGLIO,
Directrice Administrative et Financière au sein des Tourelles
nous a fait l'honneur de répondre à quelques questions pour nous fournir un témoignage de l'intérêt de la dématérialisation avec Zeendoc.
Pour rappel, Zeendoc est une solution de Gestion Électronique de Document (GED) conçue pour optimiser la gestion administrative.
Si vous n'avez pas lu notre article concernant le lien entre Charlemagne & Zeendoc, cliquez ICI.
MISE EN PLACE DE ZEENDOC
Comment Zeendoc a été mis en place par l’équipe de 5D ?
"Lors de notre premier rendez-vous avec 5D, nous avons échangé sur l’organisation de l’Institut Les Tourelles.
Nous avons évoqué le problème de la traçabilité des documents entre eux et des devis à signer par le président.
Notre premier rendez-vous avec l'équipe 5D a eu lieu la première semaine de juillet. Le projet a été mis en place le 18 juillet avant que nous fermions pour les vacances d'été.
Lors de notre retour fin août, nous avons pu être formés par l’équipe de 5D afin de travailler sur Zeendoc en autonomie par la suite.
Zeendoc dispose d'un nombre utilisateurs illimités et est paramétrable selon des droits. Aujourd'hui au sein de l'établissement 5 personnes utilisent Zeendoc.
Chacun a apporté ses idées pour optimiser l'organisation afin que celle-ci soit fluide et à notre image, aujourd’hui c’est une belle harmonie."
LES BESOINS
Quelles étaient vos problématiques avant la mise en place de Zeendoc ?
"Tout était papier, les devis & les factures, de ce fait nous avions des lenteurs et des difficultés dans nos process. Il n’y avait pas de centralisation des documents."
USAGES CHOISIS
Quels usages/classeurs avez-vous dans Zeendoc ?
"Pour répondre à nos besoins, nous avons opté pour une mise en place de l'usage fournisseur avec la gestion comptable vers Charlemagne avec l’automatisation des écritures comptables, la validation des devis & des paiements."
ZEENDOC SELON VOUS ?
"L’ergonomie et la fluidité des process sont pratiques puisque sans avoir de connaissance, nous pouvons facilement travailler dessus. Mon Président et notre cheffe d’établissement maîtrisent très bien l'utilisation de Zeendoc pour signer les devis en toute simplicité sans aucune formation".
SOLUTIONS APPORTEES
Comment Zeendoc a répondu à vos attentes ?
"Maintenant retrouver un document est extrêmement rapide.
Quand je recherche des devis, je clique sur « devis » puis j’ai l’ensemble des devis ainsi que le total TTC des devis de l’OGEC sur une période précise. Cela me permet de relancer les prestataires qui ne sont pas intervenus alors que nous avons signé un engagement.
J’ai eu des retours positifs puisqu’aujourd’hui, les personnes sont plus à l’aise et moins stressés qu’avant.
La raison ? Zeendoc a apporté de la fluidité à nos process pour plus de confort et de tranquillité.
Je retrouve des documents fournisseurs très rapidement au lieu d’attendre que mes collègues les scannent ou les envoient par mail comme auparavant.
J'ai indéniablement gagné du temps et de la traçabilité."
LE FUTUR AVEC ZEENDOC
"Nous avons mis tout récemment en place l'usage contrats prestataires, l'objectif de cette mise en place est de suivre les dates d’échéance ainsi que de mettre des alertes afin que je sois informée des tacites reconduction.
Ce suivi est plus adapté qu’un simple tableau sur Excel."
Avec le suivi de 5D et la capacité évolutive de Zeendoc, beaucoup d'autres usages sont à suivre, comme les RH, la gestion des documents de banque, ou administratifs.