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Témoignage de l’institut La Providence (OGEC) sur Zeendoc
TÉMOIGNAGE CLIENT
L'établissement La Providence (OGEC) optimise sa gestion avec ZEENDOC
Créé dans l’esprit éducatif de Nicolas Barré, l'établissement La Providence, situé à Mesnil-Esnard en périphérie de Rouen, accueille 1 550 élèves, de la maternelle à la terminale. Fidèle à son engagement envers un enseignement de qualité, l’établissement met en œuvre des outils modernes pour faciliter sa gestion administrative et pédagogique.
Dans cette optique, La Providence a entrepris une transition numérique avec Zeendoc, une solution de Gestion Électronique de Documents (GED), en collaboration avec 5D.
Madame Vasseur, attachée de gestion à l'établissement La Providence,
nous partage son expérience et les bénéfices apportés par la dématérialisation avec Zeendoc.
Pour rappel, Zeendoc est une solution de Gestion Électronique de Document (GED) conçue pour optimiser la gestion administrative. Si vous n'avez pas lu notre
article concernant le lien entre Charlemagne & Zeendoc, cliquez ICI.
MISE EN PLACE DE ZEENDOC
Comment Zeendoc a-t-il été mis en place par l’équipe de 5D ?
"Lors de notre premier rendez-vous avec 5D, nous avons découvert la solution Zeendoc et ses possibilités en matière de gestion documentaire. L'accompagnement des intervenants de 5D a été essentiel pour comprendre notre fonctionnement interne et adapter Zeendoc à nos besoins.
Une formation d’une journée a été dispensée pour permettre une prise en main rapide et intuitive de l'outil. L'objectif était d'optimiser la gestion des factures fournisseurs et de définir un workflow clair pour la validation et le paiement des documents."
LES BESOINS
Quelles étaient vos problématiques avant la mise en place de Zeendoc ?
"Avant Zeendoc, nous fonctionnions uniquement avec des logiciels métiers et un système papier très contraignant. Les allers-retours de parafeurs entre différents bâtiments et responsables étaient chronophages et complexifiaient le suivi des documents.
Nous avions besoin d'une solution pour optimiser le circuit de validation des factures, améliorer la traçabilité des documents et simplifier l'accès aux pièces comptables."
USAGES CHOISIS
Quels usages/classeurs avez-vous dans Zeendoc ?
"Nous avons commencé par la gestion des factures fournisseurs. L'objectif était d'automatiser le processus de validation des devis et de paiement, tout en garantissant une meilleure accessibilité des documents pour les différents acteurs de l'établissement."
ZEENDOC SELON VOUS ?
"Zeendoc est une solution intuitive et accessible. Il facilite la recherche documentaire grâce à un système de mots-clés simple et efficace. La gestion des factures est devenue plus fluide, permettant aux chefs d'établissement d’accéder facilement aux documents sans connaissances comptables approfondies.
L’ergonomie et la fluidité des process nous permettent d’être opérationnels rapidement."
SOLUTIONS APPORTÉES
Comment Zeendoc a répondu à vos attentes ?
"Zeendoc a apporté une réelle amélioration dans notre gestion quotidienne. Nous gagnons un temps précieux grâce à un accès rapide aux documents et une automatisation du suivi des factures.
Nous avons aussi amélioré la traçabilité et la transparence des processus, rendant les échanges plus fluides et plus efficaces."
LE FUTUR AVEC ZEENDOC
"Nous envisageons d'étendre Zeendoc à la gestion des ressources humaines. L'objectif est d'optimiser le suivi des dossiers RH et de dématérialiser les documents administratifs pour un gain de temps supplémentaire.
Avec le suivi de 5D et la capacité évolutive de Zeendoc, nous avons de nombreuses perspectives d’optimisation à venir."