Problématiques rencontrées avant l'utilisation de Zeendoc :

Quel problème ou besoin aviez-vous avant d'utiliser Zeendoc ?

"Le vrai sujet pour cette profession, c'était le stockage des documents. En tant que mandataire judiciaire, je suis destinataire de tous les courriers concernant l'administratif et le financier des majeurs protégés. Cela représente un volume important de documents. Avant, je recevais les courriers, je les scannais et les rangeais dans des dossiers sous Windows. Cela me prenait énormément de temps. Le souci, c'est qu'il n'y avait pas de traçabilité des envois. Si j'envoyais un courrier, je ne pouvais pas prouver officiellement quand il avait été envoyé."

Avant Zeendoc, la gestion des documents était manuelle et peu traçable. Une fois Zeendoc mis en place, le mandataire a pu simplifier et sécuriser cette gestion.

Bénéfices et organisation des documents avec Zeendoc :

Comment Zeendoc a-t-il répondu à vos besoins ?

"Zeendoc a apporté une preuve de dépôt des courriers et de leur envoi. En effet, avec la possibilité de les envoyer par mail via Zeendoc, je peux justifier que le courrier a bien été envoyé à telle date. Cela m’a permis de sécuriser le processus, ce qui est crucial dans notre domaine où nous pouvons être remis en cause, que ce soit par les majeurs protégés ou leur famille. Zeendoc est vraiment un outil formidable pour la traçabilité. En plus, il permet de gagner un temps précieux. Mon assistante et moi avons accès à tous les documents à tout moment et de n'importe où."

Comment avez-vous organisé vos documents dans Zeendoc ?

"Tous les documents sont classés par nom de majeur protégé. J'ai actuellement 80 majeurs protégés, et chaque dossier est indexé. Zeendoc nous permet de travailler plus rapidement, car avec sa fonction de recherche, même si un document n’a pas le nom du majeur, je peux simplement entrer un numéro de référence pour le retrouver. C’est vraiment une aide précieuse au quotidien."

Efficacité et gains de temps avec Zeendoc :

Finalement, grâce à Zeendoc, avez-vous constaté un gain de temps ou une simplification des processus ?

"Oui, clairement. Je ne pourrais pas gérer 80 majeurs protégés de manière aussi efficace sans Zeendoc. Les documents sont retrouvés en quelques clics, et je peux envoyer des documents par mail directement depuis Zeendoc, ce qui est beaucoup plus rapide. Nous avons beaucoup moins de pertes de temps à chercher des documents ou à prouver que nous avons envoyé tel ou tel courrier."

"Zeendoc est un outil parfait pour des petites structures ou des professions libérales comme la mienne."

Ce témoignage démontre comment Zeendoc a transformé la gestion documentaire d’un mandataire judiciaire, en améliorant l’efficacité, la traçabilité et la sécurité des processus au quotidien.

Prendre RDV pour une démo