Les documents administratifs

Aujourd’hui, les entreprises sont confrontées à un flot constant de documents administratifs et la Gestion Electronique de Document prend une place de plus en plus importante au sein des entreprises, notamment pour l’efficacité organisationnelle qu’elle apporte. Bien que les priorités d’usage rencontrés chez nos clients sont majoritairement ceux liés aux ressources humaines, au dossier fournisseur et dossier client, la GED est modulable et s’adapte !

A l’heure actuelle, l’immédiateté est devenue une nécessité pour rester compétitif, l’accès et le traitement des documents doit se faire simplement et rapidement, et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise. Voyons ensemble en quoi la GED peut être une véritable valeur ajoutée pour la gestion de vos documents administratifs.

Nous l’avons évoqué lorsque nous avons abordé le dossier Ressources Humaines, mais voyons en détails le fonctionnement et les avantages que présente le bulletin de salaire électronique.

Pourquoi dématérialiser vos bulletins de salaires en quelques chiffres :

• Seulement 20% des salariés reçoivent leur bulletin de paie dématérialisé en France, alors que 80% des salariés acceptent de le recevoir dématérialisé.

• 2,50 € : c’est le coût moyen de l’envoi d’un bulletin de paie sous format papier.

• Gain de temps : on compte en moyenne deux jours pour recevoir son bulletin de paie en format papier, alors que dématérialisé, le BSE est immédiatement disponible.

Il existe de nombreux avantages à dématérialiser les bulletins de salaires : pour vos employés, qui peuvent accéder à tout leur bulletin de paie n’importe où et à tout moment, mais aussi pour votre service de paie qui pourra automatiser certaines tâches liées à la gestion de salaire (comme la mise à jour des dossiers collaborateur ou bien la calculatrice de paie par exemple).

Attention : Un bulletin de paie sous format PDF envoyé en pièce jointe par mail n’est pas valable !

Rappel : D’après le décret n°2016-1762, entrée en vigueur en janvier 2017, qui encadre la dématérialisation des bulletins de salaires l’employeur doit respecter certaines conditions :

> Format lisible et archivage long terme : les bulletins de salaire doivent être émis dans un format lisible et pérenne, et signé électroniquement pour en garantir l’intégrité. Ils doivent également être conservés pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié (même si celui-ci change d’entreprise).

> La remise des bulletins de salaire doit se faire dans des conditions qui garantiront l’intégrité et la confidentialité des données (RGPD).

Les solutions de GED vous permettent d’être conforme à la loi. Une GED comme Zeendoc vous garantit l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des BSE :

> Le bulletin de paie peut être envoyé automatiquement vers le coffre-fort personnel et sécurisé du salarié, ce qui lui permettra d’accéder à ses documents personnels, même en cas de départ de l’entreprise.

> Les BSE remis aux salariés sont préalablement signés électroniquement afin d’en garantir l’intégrité : le salarié dispose donc d’un exemplaire électronique lui permettant de faire valoir ses droits à long terme.

De nombreux pays adoptent peu à peu la facture électronique, notamment la France qui déjà depuis 2020 demande aux entreprises de réaliser leur facturation électroniquement lorsqu’elle conclut un contrat avec l’Etat, une collectivité territoriale ou un établissement public afin de les déposer sur le portail Chorus Pro (gérer par l’administration française).

POURQUOI PASSER A LA FACTURE ELECTRONIQUE AVANT SON OBLIGATION ?

• Une étude menée par AIM - L'Association Information et Management - a démontré que l’on passait en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information sans la trouver. Partons d’un principe raisonnable en considérant la perte de temps à 30 minutes par jour, soit 2,5 heures par semaine, 10 heures par mois, soit pour un salaire au Smic chargé, c’est 2000 € de perdu. Le résultat du calcul sera bien sûr beaucoup plus élevé si on parle d’un chef de service.

• Entre 9 et 15€ : c’est selon Ernst & Young le coût du traitement manuel d’une facture fournisseur.

• Entre 6 et 10€ : c’est selon Ernst & Young le coût du traitement manuel d’une facture client.

Une facture électronique suit un processus numérique précis : il ne s’agit pas d’un document scanné au format PDF, puis envoyé par mail. La facture électronique se crée, se transmet, se réceptionne et s’archive obligatoirement en format numérique. Et le traitement de celle-ci doit garantir son authenticité, son intégrité et sa lisibilité.

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à adopter les factures au format électronique. La France a clairement affirmé son intention de rendre obligatoire la facturation électronique sur le territoire. À l'heure actuelle, la facture électronique n'est obligatoire que pour les services publics. Mais, à terme, cette obligation va s'étendre aux ventes entre entreprises, puis à l'ensemble des factures émises dans le pays.

POURQUOI RENDRE LA FACTURE ELECTRONIQUE OBLIGATOIRE ?

Avant toute chose, il s'agit de comprendre pourquoi la France compte faire des factures électroniques une obligation. D'une part, la facture électronique permet à une entreprise d'accélérer considérablement ses processus et de réaliser des économies quant au traitement des factures papier. Elle réduit aussi les risques de contentieux entre acheteur et fournisseur. Si toutes les entreprises adoptent les factures électroniques, c'est donc la productivité du pays dans son ensemble qui se trouverait améliorée. L'autre raison expliquant l'obligation de la facture électronique est qu'elle permet de lutter efficacement contre la fraude fiscale liée à la TVA. Les données liées aux transactions devront en effet être transmises à l'administration.

POUR QUI LA FACTURE ELECTRONIQUE EST-ELLE OBLIGATOIRE ?

Depuis l’ordonnance de 2014 relative au développement de la facturation électronique, les entités publiques ont obligation de mettre en place la dématérialisation des factures. Cette ordonnance est en application depuis le 1er janvier 2017 au travers de la mise en place d’une plateforme de facturation appelée Chorus Pro. Pour émettre des factures électroniques valides aux yeux de la loi, les entreprises doivent respecter certaines obligations, notamment l’intégrité, la traçabilité et l’authenticité (signature électronique ou piste d'audit fiable). Pour certaines entreprises, la facturation électronique est donc un véritable défi. Pour leur faciliter la vie, ces entreprises peuvent utiliser une solution de gestion électronique des documents (GED), comme Zeendoc. Dans le même temps, il devient impossible de refuser une facture électronique de la part de son fournisseur. Il convient alors de respecter des règles légales pour que la facture soit valable aux yeux de la loi : les informations doivent être lisibles, la sécurité doit être assurée, la transmission doit être documentée.

Quand vous déposez une facture dans Zeendoc, elle est dématérialisée, classée et liée à l’ensemble des documents qui la justifient vous permettant ainsi de retracer et justifier l’ensemble de la transaction (Devis, bon de commande, bon de livraison…). En apposant une empreinte digitale unique à votre facture électronique, en horodatant chacune des actions réalisées, Zeendoc garantit son intégrité et son authenticité tout en générant une version pdf/A pérenne.

Les obligations évoluent. L’ensemble des entités qui collectent ou déduisent de la TVA vont devoir émettre et recevoir des factures électronique.

Zeendoc sera au rendez-vous de l'obligation de facturation électronique entre entreprises.

En plus de proposer d’autres fonctionnalités à valeur ajoutée bien utiles autour de la facture électronique, nous serons donc conformes à la réglementation sur la facture électronique obligatoire entre entreprise :

• Compatible avec la PPF comme nous le sommes déjà avec Chorus Pro.
• Et aussi OD, soit prestataire de service comme opérateur de dématérialisation.
• En tant que PDP, en cas de besoin de fonctionnalités particulières à travers plusieurs partenariats sérieux, certifiés ISO 27001 et Secnum Cloud.

• Réduisez vos coûts liés à l’impression, l’envoi et le stockage de vos factures papiers.
• Economisez du temps grâce à des processus automatisés.
• Réduisez les erreurs grâce aux systèmes informatiques capables de vérifier les incohérences.
• Améliorez votre efficacité, l’automatisation accélère le processus global de paiement.
• Facilitez le suivi de vos factures, accédez en temps réel à l’état de vos factures.
• Archivez et centralisez vos factures afin d’éviter de perdre du temps à les rechercher dans différentes armoires par exemple.
• Sécurisez vos données, et garantissez la confidentialité de toute information.