Le dossier fournisseurs

L’un des premiers dossiers qui est dématérialisé chez nos clients est le dossier fournisseur. Et pour cause, celui-ci représente un grand volume de document, entre les factures, bons de commande, devis, bons de livraisons, contrats….

Dématérialiser ce dossier est donc une étape indispensable si vous souhaitez mettre en place une organisation efficace qui vous permettra de gagner du temps.

Les avantages de la dématérialisation du dossier fournisseur sont multiples :

• Vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis de votre fournisseur.
• Le circuit de traitement et de paiement de factures est fluidifié et simplifié.
• Vous facilitez l’échange d’information que ce soit en interne ou avec vos fournisseurs.
• Réduisez vos erreurs de saisies comptables.
• Respectez les normes réglementaires.

En effet, grâce à la Ged, conservez tous vos documents de manière sécurisée et ayez accès à vos factures quand vous voulez, où vous le souhaitez. Toutes les informations relatives aux fournisseurs et vos documents sont archivés dans une base de données documentaires conforme au RGPD.

Un outil de Ged tel que Zeendoc sait s’adapter à vos méthodes de travail, c’est pourquoi il saura classer de manière presque automatique les données que vous récolterez (comme les références de vos factures, les différents fournisseurs, les types de documents reçus…).

Retrouver un document se fait en deux clics : gagnez du temps et donc de la productivité en évitant des tâches chronophages.

Gagner du temps oui, mais comment ?

• Lors de la recherche de document
• Pour l’envoi de document
• Pour le classement/rangement des documents 

Depuis 2015, beaucoup d’entreprises ont adopté la facture électronique, et de nouvelles lois ont fait leur apparition afin de guider les entreprises dans leur processus de dématérialisation et d'établir un cadre afin de garantir l’utilisation légale des pièces conservées.

- Art 289 du Code des impôts (2020) : L’entreprise doit assurer l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de ses factures électroniques en émission et réception.

- Utilisation obligatoire de Chorus Pro pour toute entreprise facturant une collectivité depuis 2020.

- Loi de finance 2020 : Toutes les entreprises devront passer à la facture électronique entre le 1er janvier 2024 et le 1er janvier 2026.

Tout commence par la réception de votre facture, quel que soit le format sous lequel elle vous est envoyée, la Ged saura s’adapter à tout type de support :

• Format papier
• Document électronique
• Format Factur-X
• Collecteur de facture sur vos portails clients ou le PPF (Portail Public de la Facturation)

Dès qu’un document est déposé sur votre outil de Ged, un logiciel comme Zeendoc saura lire les informations présentes sur le document comme le montant HT, le nom du fournisseur, la référence de la facture… ce qui lui permettra de classer ensuite la facture selon les critères que vous aurez prédéfinis. La Ged est doté d’un système d’apprentissage, qui s’appropriera votre manière de classer, pour le faire seul par la suite.

Lorsque vous déposez une facture dans Zeendoc, celle-ci est horodatée, cryptée et archivée afin de garantir son authenticité et son intégrité, critère obligatoire pour toutes les factures électroniques.

C’est pourquoi elle sera automatiquement dupliquée au format PDF/A, une version du document qui ne pourra être modifiée.

Gardez vos habitudes : si vous avez mis en place un processus de circulation ou de validation des documents fournisseurs, vous pouvez aussi le faire avec la Ged. Mentionnez le responsable de validation de facture, et celui-ci sera notifié de cette action. Les circuits sont paramétrables selon vos process, validation par service, par montant, double validation… Vous pouvez également créer des alertes de relance afin d’anticiper les retards ou oublies de paiements.



Vous garderez toujours le contrôle sur vos documents : gérez les droits d’accès et le rôle de chaque collaborateur : consultation, téléchargement, modification, validation, suppression…

La ged apporte une réelle valeur ajoutée à votre travail, en vous aidant à la prise de décision par exemple. Une ged comme Zeendoc vous proposera un système de lecture intelligente qui saura extraire des données de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthèse.

Vous pourrez alors voir en quelques secondes vos évolutions de ventes, de dépenses etc. Vous pourrez également générer des graphiques grâce à ces tableaux de synthèse en choisissant les valeurs et champs et de comparaison.

L’un de nos outils de Ged, Zeendoc, a une fonctionnalité compatible avec 98% des logiciels comptables du marché. Cet outil a la capacité d’exporter automatiquement vos écritures comptables vers votre logiciel comptable au format adapté.

Cette fonctionnalité vous évite une double saisie, et vous permet donc de gagner du temps. Mais aussi d’éviter d’exporter deux fois un même document, et de contrôler l’équilibrage des affectations entre les montants en crédit et en débit, en cas d’erreur détecté, vous pourrez retrouver la facture concernée en un clic grâce à la GED.

Pour faciliter les recherches des différents documents, Zeendoc sait établir un lien entre les différents documents se référent à une même commande, un même contrat… Dès que vos documents sont reliés par un numéro unique, Zeendoc établit le lien. Cliquez sur ce lien et tous les documents s’affichent.

Vous souhaitez éviter les renouvellements par tacite reconduction, faciliter les renouvellements, être alerter sur des fins de garantie ou des maintenances à réaliser, Zeendoc saura à partir d’une date de rappel vous alerter sur votre tableau de bord ou même vous envoyer un mail pour être sûr de ne pas manquer une échéance importante.

Pour mener à bien la dématérialisation de votre dossier fournisseur, il est primordial de fonctionner étape par étape. En effet, selon l’organisation mise en place dans l’entreprise, un changement radical ne serait pas bénéfique, et perdrait vos collaborateurs dans le processus. Pour qu’un projet de dématérialisation soit efficace, il est nécessaire que chacun comprenne les objectifs et les résultats qu’apportera une solution de Ged.

Vous souhaitez dématérialiser votre dossier fournisseur, commencez par définir et expliquer aux parties prenantes les raisons qui rendent cette dématérialisation bénéfique : réduction du coût de traitement des factures fournisseurs, accélération du traitement des factures, sécurité et traçabilité des factures, développement de partenariat collaboratif avec les fournisseurs, traçabilité, éviter les pertes de documents… On retrouve différentes motivations à cette transition vers la digitalisation de ces processus, et chacun y trouvera les siennes dans ses activités quotidiennes.

Définissez des objectifs mesurables : pour savoir si votre projet est un succès, il vous faut dès le départ définir des indicateurs qui vous permettront de quantifier les bénéfices directs et indirects qu’apporte un système de Ged.