La signature électronique

Pour de nombreuses personnes, signature numérique et signature électronique désignent le même genre de signature. Laissez-nous vous expliquer la différence, et vous éviter l’irrégularité.

Toutes les transmissions électroniques, et donc la signature électronique, doivent répondre au règlement eIDAS. Ce règlement européen a pour objectif de favoriser les échanges dématérialisés au sein de l’Europe en harmonisant les services relatifs à l’identité numérique.

C’est l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) qui se charge de dresser la liste des logiciels ou prestataires dits « de confiance », c’est-à-dire habilité à recueillir le consentement et produire des signatures électroniques légales et authentiques

L’État français a mis en place le certificat RGS dans l’objectif de faciliter les échanges dématérialisés sécurisé entre les usagers et les autorités administratives. On retrouve trois types de certificat RGS (1 étoile, 2 étoiles, 3 étoiles). Plus le niveau d’étoile est élevé, plus la sécurité, la conformité et la traçabilité du document sont renforcés.

Seuls les deux derniers niveaux de signature garantissent l’identité du signataire.

Maintenant que vous êtes incollable sur la signature électronique, voyons ensemble comment fonctionne la signature électronique avec la GED.

Dématérialiser les signatures au sein de votre entreprise comporte de nombreux avantages. Grâce à un recueil de consentement conforme et dématérialisé, les échanges inter-entreprises (factures, contrats, gestion RH) sont plus simples et plus rapides. En gagnant du temps, vous gagnez également en productivité.

La signature électronique vous permettra par ailleurs d’économiser certains coûts. En effet, lorsque vous signez des documents papiers, ceux-ci doivent être conservés durant plusieurs années. Il est donc nécessaire de prévoir l’espace et le matériel adéquat pour vous organiser et trier vos documents. Et malgré une organisation performante, retrouver un document signé vous prendra beaucoup de temps. 

Finalement, la signature manuscrite est l’un des documents les plus contrefaits, une signature électronique vous apportera une meilleure garantie quant à l’authenticité de son signataire, notamment grâce aux contrôles qui confirment son identité.