Le dossier Ressources Humaines

La dématérialisation du service des ressources humaines est un enjeu majeur dans la transformation digitale de votre entreprise. Mettre en place un système de Ged (Gestion Électronique de Document) sera bénéfique pour votre entreprise, tant au niveau organisationnel, qu’au niveau relationnel entre les salariés et le service RH, sans oublier la réduction de coûts que permet un tel projet. Couplé à un logiciel RH, une solution de Ged est un allié précieux dans la gestion de vos salariés.

L’un des principaux avantages de la dématérialisation du service RH est : la centralisation d’information. En effet, grâce à la Ged, conservez tous vos documents de manière sécurisée et ayez accès à vos dossiers quand vous voulez, où vous le souhaitez. Toutes les informations relatives aux collaborateurs et utiles au service RH sont archivées dans une base de données documentaires conforme au RGPD.

Un outil de Ged tel que Zeendoc sait s’adapter à vos méthodes de travail, c’est pourquoi il saura classer de manière presque automatique les données que vous récolterez (comme les contrats, demandes de congés, les arrêts maladies…).

Retrouver un document se fait en deux clics : gagnez du temps et donc de la productivité en évitant des tâches chronophages.

• Dématérialisez vos bulletins de paies : réduisez vos coûts liés aux fournitures, à l’envoi postal, aux traitements et stockage des documents.

• La signature électronique : limitez votre consommation de papier, et accélérez des processus comme l’intégration d’un nouveau collaborateur par exemple.



• Archivez vos documents sur Zeendoc : gagnez de l’espace dans vos locaux, et du temps lors de la recherche de document.

• Gérer les dossiers salariés rapidement.
• Classer simplement et retrouver instantanément les documents.
• Distribuer et archiver les bulletins de salaire électroniques de manière sécurisée.
• Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations légales du service RH de l’embauche à la sortie du salarié.
• Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier à l’embauche ou si un contrat arrive à échéance.
• Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…).
• Créer une CVthèque.

• Reconnaissance des documents pour un classement automatique.
• Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié (en activité ou retraité) grâce au moteur de recherche multicritères et aux facilités de partage et d’envoi.
• Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisé dans un coffre-fort numérique personnel.
• Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés (complétude).
• Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique.
• Signature électronique des documents légaux, contrats de travail, entretien professionnels…
• Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents.

Dématérialiser vos bulletins de paies va simplifier la gestion de documents au sein de votre service RH et va fluidifier la distribution, la gestion et l’archivage de vos documents. On trouve de nombreux avantages aux bulletins de salaires électroniques, laissez-nous vous en présenter quelques-uns…

• Sécurité : Envoyez vos bulletins de salaires à vos employés ou via leur coffre-fort numérique en toute sécurité, et le BSE est conservé durant 50 ans, ou jusqu’au 75 ans du salarié, ce qui vous garantit une accessibilité et une bonne lisibilité du document. 
• Organisation : Automatisez les processus de votre entreprise, en un clic, envoyez toutes vos fiches de paies, l’archivage et le classement dans le dossier du salarié se feront automatiquement, et vos salariés recevront un mail de mise à disposition.
• Conformité : la signature digitale des fiches de paies garantit la probité de celles-ci et permet aux salariés de faire valoir leurs droits (art. L3243-2 du Code du travail).
• Dialogue : L’automatisation de l’édition et de l’envoi des fiches de paies dématérialisées améliore le dialogue au sein de votre entreprise par la suppression des erreurs humaines.
• Économies : Réduisez vos dépenses liées aux fournitures, l’envoi postal, le traitement et le stockage des documents.
• Agilité : Le BSE (Bulletin de salaire électronique) facilite la gestion de flux documentaires, en cas d’absence du gestionnaire de fiche de paie (par exemple) le salarié aura toujours accès à son bulletin de salaire.
• Environnement : Renforcez votre politique RSE en limitant au maximum votre consommation papier.
• Image : Modernisez l’image de votre entreprise aux yeux de vos salariés et de vos clients !

LE SAVIEZ-VOUS ?

Un simple archivage sur un serveur ou un disque dure n’est pas un coffre-fort numérique et ne garantit pas l’intégrité, l’accessibilité, et la bonne conservation d’un document.



CONFORMITE

La loi EL khomri et son décret font en sorte qu’un bulletin de salaire numérisé doit être remis au salarié en garantissant l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité, et l’accessibilités aux données.

Simplifiez la gestion de vos notes de frais avec une solution comme Zeendoc :

• Gagnez du temps
• Augmentez votre productivité
• Maitrisez vos dépenses

Pour vos collaborateurs :

• Photographie du justificatif grâce à leur téléphone
• Envoie automatiquement leur note de frais dans Zeendoc
• Dépense immédiatement partagée avec l’entreprise (plus de risque de perte de justificatif !)

Pour votre entreprise :

• Zeendoc reconnait toutes les données comptables importantes (date, montant, prestataire…), puis génère les écritures comptables.
• Accélère et simplifie la validation et le contrôle des notes de frais

Zeendoc facilite la gestion des congés au sein de votre entreprise ! Grâce à un formulaire accessible depuis un espace unique, réservé au service RH et à l’employé. Ce formulaire permet d’effectuer une demande de congé ou d’absence en un seul clic.

Les avantages : Automatisation des demandes de congés.

• Réduction des délais de traitement.
• Circuit de validation par le responsable de service.
• Tableau de bord permettant le suivi de chaque demande effectuée.
• Suppression du papier.
• Espace unique à chaque salarié.

Nous pouvons également vous proposer un calendrier des congés vous permettant d’avoir une vue d’ensemble des congés de vos salariés (date, durée, personne concernée…).

Regroupés par couleur selon le service auquel le salarié appartient, cette option vous permet de faciliter la gestion des congés accordés et de planifier au mieux les activités de votre entreprise.