La gestion des notes de frais
La GED transforme la gestion des notes de frais, libérant un temps précieux pour les entreprises.
C’est l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales qui fixe les critères à respecter pour gérer ses notes de frais de manière dématérialisée. Voyons ensemble les différents critères à respecter :
Le scan ou la photographie de la note de frais doit être identique à sa version papier, la modification ou compression de l’image sont proscrites
La note de frais numérique doit être créée au format PDF et conservée au format PDF/A3, seul format lisible et pérenne dans le temps
Le document doit posséder une empreinte numérique et un cachet serveur provenant d’un certificat conforme, il faut donc que la note de frais numériques soit horodatée et signée électroniquement
Comment gérer ses notes de frais avec une GED ?
L’application Zeendoc permet d’automatiser la gestion des notes de frais et donc de gagner un temps précieux, que ce soit pour vos collaborateurs ou bien vos comptables. Où que vous soyez, prenez en photo votre justificatif avec votre smartphone ou votre tablette, grâce à la technologie de lecture automatique de document, Zeendoc reconnaît et extrait instantanément les données comptables de vos justificatifs (montant, devise, date...). Ces données comptables sont ensuite exportées vers votre logiciel comptable sans que vous n’ayez à re-saisir les informations (étant donné que Zeendoc dispose de connecteurs vers la plupart des logiciels comptables et ERP du marché).
Cette automatisation, en plus de vous faire gagner du temps, limite les erreurs et accélère d’autres processus. Une fois déposées sur Zeendoc, les notes de frais sont immédiatement soumises à la validation du manager, qui, grâce à cette application, a une vue d’ensemble sur toutes les dépenses de ses collaborateurs, ce qui lui facilite le contrôle.
